Hóa đơn điện tử hiện nay đã không còn là hình thức hóa đơn xa lạ đối với doanh nghiệp, nhất là với những doanh nghiệp sử dụng giao dịch điện tử thường xuyên. Dù doanh nghiệp áp dụng loại hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, hóa đơn bán hàng điện tử hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì đều phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định. Vậy cụ thể quy định và điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử là gì? Nội dung bài viết sau đây sẽ giải đáp chi tiết giúp doanh nghiệp.
1. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, Bộ Tài chính còn ban hành nhiều quy định khác liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể, tại Khoản 1, Điều 1, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về cách lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:
Thứ nhất, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán hay các báo cáo tài chính thì phải lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán, tức lưu trữ tối thiểu trong 12 tháng (1 năm).
Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống từ tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì đơn vị này cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp theo đúng thời hạn tối thiểu quy định trên.
Thứ hai, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán hay tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong,… hoặc phải sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định.
2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 11, Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, để đảm bảo tính hợp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng thì các hóa đơn khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
– Thứ nhất, nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải có thể truy cập và sử dụng được mỗi khi cần tham chiếu.
– Thứ hai, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép. Đồng thời phải thể hiện chính xác nội dụng hóa đơn điện tử gốc.
– Thứ ba, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo cách thức nhất định, có thể xem được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.
– Thứ tư, hóa đơn điện tử lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra.
Doanh nghiệp có trách nhiệm khai, nộp thuế thu nhập cá nhân như thế nào?
Có trường hợp ngoại lệ được xuất lùi ngày hóa đơn điện tử không?
Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý, hóa đơn điện tử dù đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
Trên đây, bài viết đã gửi tới quý bạn đọc về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử và điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử.
